Hilfe & Neuerungen

Anmeldung und Postfächer

• Sie melden sich mit Adresse und Kennwort Ihres Postfachs am Mailserver an. Das Kennwort ändern Sie am Mailserver, nicht in sarebamail.
• Nach mehreren Fehlversuchen wird die Anmeldung vorübergehend gesperrt.
• Freigegebene Postfächer, Vertretungen und weitere eigene Postfächer erscheinen im Postfach-Umschalter.
• Postfächer des sarebamail-Mailservers – etwa postmaster@ oder eine zweite @sarebamail.com-Adresse – binden Sie unter „Postfach hinzufügen“ → „sarebamail“ mit deren Adresse und Kennwort ein. Sie erscheinen im Postfach-Umschalter und unter „Alle Posteingänge“, und Sie können aus ihnen senden. Ein falsches Kennwort zählt als Fehlversuch für dieses Postfach. Ändert sich dessen Kennwort, endet der Zugang; dann entfernen Sie es und binden es neu ein.
• Postfächer anderer Anbieter: Unter „Postfach hinzufügen“ → „Fremder Dienstanbieter“ stehen Gmail, GMX, WEB.DE, Yahoo, iCloud und Telekom mit fertigen Servereinstellungen bereit; bei „Anderer Anbieter (IMAP)“ geben Sie die Server selbst an. Gmail, Yahoo und iCloud verlangen ein App-Kennwort, GMX und WEB.DE den eingeschalteten IMAP-Zugriff – der Hinweis unter der Auswahl sagt, was der Anbieter braucht. Outlook.com, Hotmail und Microsoft 365 folgen mit der Anmeldung bei Microsoft.
• Nach der Anmeldung zeigt die Übersicht alles auf einen Blick: Kennzahlen der Postfächer, Termine der nächsten sieben Tage, die neuesten Mails, Chats mit ungelesenen Nachrichten und offene Aufgaben. Ein Klick öffnet die Mail, den Chat oder den Kalender; Aufgaben haken Sie direkt dort ab, und mit „Anrufen“ oder den Knöpfen in einer Chat-Zeile rufen Sie gleich an. Die Spalten passen sich der Fensterbreite an.
• Unter „Neu bei sarebamail“ stehen die jüngsten Änderungen (alle unter „Updates“), unter „Nachrichten“ Mitteilungen des Betreibers und Schlagzeilen in der Sprache der Oberfläche. Die Schlagzeilen holt der Server; die Nachrichtenseite erfährt erst etwas von Ihnen, wenn Sie einen Link öffnen.
• Konto anlegen: Ist die Registrierung geöffnet, steht auf der Anmeldeseite „Konto anlegen“. Sie wählen eine Adresse auf dem sarebamail-Mailserver und geben eine bestehende E-Mail-Adresse als Kontakt an. Bis Sie den Link in der Mail an diese Adresse bestätigt haben, können Sie empfangen, aber nicht senden; „Link erneut senden“ steht im Hinweis oben in der App.
• „Ich habe noch keine E-Mail-Adresse“: Für diesen Weg gelten strengere Regeln, damit Konten nicht für Spam verwendet werden – je nach Einstellung eine Probezeit mit Grenzen für Nachrichten an Adressen außerhalb von sarebamail, eine Bestätigung per SMS oder eine Freigabe durch den Betreiber. Welche gelten, steht vor dem Absenden auf der Seite und danach im Hinweis oben in der App. Innerhalb von sarebamail gibt es keine solche Grenze.
• Spamfilter beim Senden: Jede Nachricht prüft der Spamfilter, bevor sie hinausgeht. Lehnt er eine ab, bekommen Sie einen Bericht und oben in der App einen Hinweis – gesperrt wird dabei nichts. Eine Nachricht zählt einmal, egal an wie viele Empfänger. Weitergeleitete Nachrichten und Maillisten zählen nicht. Bei Free-Konten hält sarebamail das Senden an Adressen außerhalb erst nach mehreren Ablehnungen kurz an (Vorgabe: 3 an einem Tag, wenn mindestens jede zehnte Ihrer Nachrichten betroffen ist, oder 3 innerhalb von 10 Minuten), für eine Stunde; innerhalb von sarebamail geht es weiter. Gesperrt wird erst bei vielen Ablehnungen mit hohem Anteil oder nach der dritten Pause in einer Woche; freigeben kann dann nur der Betreiber. Pro-Konten werden nie automatisch angehalten.
• Beim Anlegen rechnet der Browser kurz eine Aufgabe, um automatisch angelegte Konten zu bremsen – ohne Bilderrätsel und ohne Drittanbieter. Von einem Anschluss lassen sich am Tag nur wenige Konten anlegen.
• Kennwort vergessen: Für sarebamail-Postfächer mit bestätigter Kontaktadresse schickt „Kennwort vergessen?“ auf der Anmeldeseite einen Link an die Kontaktadresse. Er gilt 30 Minuten und nur einmal; danach sind alle Sitzungen und gekoppelten Geräte abgemeldet. Ohne Kontaktadresse geht das nicht.
• Wird Ihr Kennwort geändert – von Ihnen oder über „Kennwort vergessen“ –, schickt sarebamail eine Mail an Ihre Kontaktadresse mit dem Zeitpunkt. Waren Sie das nicht, melden Sie sich beim Betreiber.

Übersicht

• Suche oben (in jedem Bereich, auch im Gespräch): ein Begriff findet Mails, Termine (ein halbes Jahr zurück und voraus), Kontakte, Aufgaben, Notizen, Dateien (nach Namen) und Chats; ein Klick oder die Eingabetaste springt zum Treffer. Strg+K (am Mac Cmd+K) springt ins Feld. Auf der Mail-Seite filtert die Eingabetaste ohne gewählten Treffer die Mailliste.
• Die Übersicht sammelt Postfach-Kennzahlen, Termine, neueste Mails, Chats, Aufgaben, Meine Dateien, Sichere Mail, Neuerungen und Nachrichten.
• „Neue sichere Mail“ oben neben „Neue Mail“ öffnet eine neue sichere Nachricht; ohne Schlüssel führt die Seite zuerst durch die Einrichtung.
• „Anpassen“ schaltet das Anordnen ein: am Griff oben rechts verschieben, an Rand und Ecke breiter, schmaler, höher oder niedriger ziehen, mit dem Auge ausblenden. „Widgets“ blendet wieder ein oder stellt den Standard her; „Fertig“ beendet das Anordnen.
• Das Layout wird für Ihr Konto gespeichert und gilt auf jedem Gerät und im Agent-Fenster. Auf schmalen Bildschirmen stehen die Widgets untereinander in derselben Reihenfolge.

E-Mail

• Ordner: Ein Rechtsklick auf einen Ordner öffnet ein Menü zum Anlegen, Umbenennen und Verschieben.
• Mehrere Nachrichten auswählen: Strg+Klick einzeln, Umschalt+Klick einen Bereich, Strg+A alle geladenen, Esc hebt die Auswahl auf. Die Leiste über der Liste wirkt auf alle ausgewählten Nachrichten.
• Löschen verschiebt in den Papierkorb. Endgültig gelöscht wird erst aus dem Papierkorb und nach einer Rückfrage.
• Anhänge: über „Anhängen“ oder durch Ziehen ins Verfassen-Fenster, bis zu 20 Dateien und zusammen 20 MB je Nachricht.
• Weiterleiten nimmt die Anhänge der Originalnachricht mit; jeder lässt sich vor dem Senden entfernen.
• Ist im Verfassen-Fenster schon etwas eingetippt oder angehängt, fragen Esc, ein Klick neben das Fenster und „Verwerfen“ nach, bevor etwas verloren geht.
• Blindkopie (Bcc) ist für Postfächer auf einem verbundenen Mailserver noch gesperrt, bis geprüft ist, dass Empfänger die verdeckten Adressen nicht sehen.
• Regel aus einer Mail: Rechtsklick auf eine Nachricht → „Regel erstellen…“ öffnet den Regel-Editor, vorbelegt mit Absender und Betreff. Das geht im eigenen Hauptpostfach; die Regel gilt für Nachrichten, die danach eingehen.
• Senden vom sarebamail-Mailserver: Jede Nachricht, die Sie aus einem Postfach auf dem sarebamail-Mailserver senden – nach außen und auch an andere sarebamail-Adressen –, prüft vorher der Spam- und Virenfilter mailsecurity by sareba. Nachrichten an sarebamail-Adressen kommen deshalb erst nach dieser Prüfung an, meist nach wenigen Sekunden. Lehnt mailsecurity by sareba eine Nachricht als Spam ab, wird sie nicht zugestellt und Sie erhalten eine Unzustellbarkeitsnachricht.
• Mailprogramme (IMAP und SMTP, Pro): Für Postfächer auf dem sarebamail-Mailserver ist der Zugang für Thunderbird, Apple Mail, Outlook und Telefone vorbereitet – Posteingang per IMAP (mail.sarebamail.com, Port 993, SSL/TLS), Postausgang per SMTP (Port 587 mit STARTTLS oder 465 mit SSL/TLS), Benutzername ist Ihre Adresse, Kennwort ein App-Kennwort aus Einstellungen → Programme. Gesendet wird mit denselben Prüfungen wie hier: nur von Ihrer Adresse oder einem Alias, mit den Grenzen Ihres Tarifs und über mailsecurity by sareba. Gelöschte Nachrichten landen im Papierkorb, endgültig gelöscht wird nur dort und bei den Entwürfen. Freigeschaltet wird der Zugang, sobald die Ports eingerichtet sind; bis dahin steht es unter Einstellungen → Programme.
• mailsecurity by sareba (Schild in der linken Leiste): Nachrichten, die der Spamfilter zurückgehalten hat, ansehen, freigeben oder ablehnen. Derzeit für Postfächer auf dem sarebamail-Mailserver.
• Absender immer zulassen oder sperren (mailsecurity by sareba, Postfächer auf dem sarebamail-Mailserver): in der Liste unten auf der Seite oder an einer zurückgehaltenen Nachricht mit „Absender zulassen“ bzw. „Absender sperren“, für mehrere über die Auswahl. Eine Adresse (name@firma.example) geht vor einer ganzen Domain (firma.example). Nachrichten gesperrter Absender legt sarebamail in Ihren Spam-Ordner – ohne Filterregeln, Weiterleitung und Abwesenheitsnotiz, gelöscht wird nichts. Zulassen gibt zurückgehaltene Nachrichten dieses Absenders gleich frei.

Sichere Mail

• Sichere Mail hat einen eigenen Reiter, getrennt von der normalen Mail. Dort richten Sie einmal Ihren Schlüssel ein: Er entsteht in Ihrem Browser.
• Gesichert wird er mit einem Passkey (Windows Hello, Touch ID, Telefon), einer eigenen Passphrase von mindestens 12 Zeichen oder beidem. Die Passphrase ist nicht Ihr Anmeldekennwort und verlässt den Browser nicht.
• Dazu bekommen Sie einen Wiederherstellungscode. Er wird nur einmal angezeigt – notieren oder drucken Sie ihn. sarebamail kann ihn nicht wiederherstellen.
• Entsperrt bleibt der Schlüssel in diesem Browser – in allen Tabs und Fenstern und nach dem Neuladen –, bis Sie „Sperren“ wählen, sich abmelden oder 12 Stunden vergangen sind. In dieser Zeit liegt er verschlüsselt im Speicher des Browsers (IndexedDB) mit einem Browser-Schlüssel, den Skripte nicht auslesen können; wer den Browser in dieser Zeit übernimmt, kann Ihre sicheren Nachrichten lesen. Auf einem anderen Gerät entsperren Sie mit Passphrase oder Code und können dort einen Passkey hinzufügen.
• Unter „Schlösser“ sehen Sie, womit sich Ihr Schlüssel öffnen lässt. Das letzte Passkey-/Passphrase-Schloss und der letzte Wiederherstellungscode lassen sich nicht entfernen. Hinzufügen und Entfernen geht nur mit entsperrtem Schlüssel.
• Wiederherstellungsschlüssel der Organisation: Pro-Admins (bei einem Einzelkonto Sie selbst) erzeugen ihn unter „Sichere Mail“, ganz oder in drei Teilen, von denen zwei genügen. Er wird nur einmal angezeigt und heruntergeladen; sarebamail speichert nur den öffentlichen Teil mit der Signatur des Admins. Alle Mitglieder sehen seinen Fingerabdruck; ändert er sich, erscheint ein Hinweis. Mit „Schlüssel prüfen“ testen Sie einen abgelegten Schlüssel.
• Nachrichten: unter „Neue Nachricht“ an Adressen mit Schlüssel – Ihre Organisation oder die genaue Adresse einer anderen. Betreff und Text werden in diesem Browser verschlüsselt, für jeden Beteiligten und den Wiederherstellungsschlüssel der beteiligten Organisationen eingewickelt und vom Absender signiert. Beim Öffnen prüft der Browser die Signatur; passt sie nicht, wird nichts entschlüsselt. Text wird nur als Text gezeigt.
• Entwürfe: „Als Entwurf speichern“ beim Verfassen legt Empfänger, Betreff und Text unter „Entwürfe“ ab – im Browser für Ihren eigenen Schlüssel verschlüsselt, auf jedem Ihrer Geräte zu öffnen, auf dem der Schlüssel entsperrt ist. Erneutes Speichern ersetzt den Entwurf, nach dem Senden wird er gelöscht. Anhänge und Empfänger per Link wählen Sie beim Senden. Ein Entwurf für einen früheren Schlüssel lässt sich nicht mehr öffnen, nur löschen.
• Löschen entfernt die Nachricht aus Ihrem Postfach; bei den anderen Beteiligten bleibt sie, bis auch sie sie löschen. Sichere Nachrichten laufen nicht ab. Ihr Tarif begrenzt, wie viele Sie im Monat senden.
• Neues Gerät: „Mit einem anderen Gerät entsperren“ zeigt einen Code und einen Prüfwert. Auf einem Gerät, auf dem der Schlüssel entsperrt ist, unter „Neues Gerät koppeln“ den Code eingeben und den Prüfwert vergleichen – nur wenn er gleich ist, übertragen. Der Schlüssel geht verschlüsselt nur an dieses Gerät; danach am besten dort einen Passkey hinzufügen.
• Alle Schlösser verloren: „Alle Schlösser verloren?“ beim Entsperren richtet einen neuen Schlüssel ein und bittet Ihre Organisation um Wiederherstellung. Die Verwaltung bestätigt nach einer Rückfrage bei Ihnen mit dem Wiederherstellungsschlüssel; danach sind Ihre bisherigen Nachrichten wieder lesbar (mit dem Vermerk „wiederhergestellt“). Ohne Wiederherstellungsschlüssel der Organisation bleiben sie unlesbar.
• Vertretung: Erlauben Sie sie unter „Schlüssel, Schlösser und Wiederherstellung“, kann die Verwaltung Ihrer Organisation einzelne Ihrer sicheren Nachrichten öffnen. Jede Öffnung steht in Ihrem Protokoll; die Zustimmung lässt sich jederzeit zurücknehmen und gilt dann sofort.
• Protokoll: Wiederherstellungsschlüssel, ersetzte Schlüssel, Anfragen, Wiederherstellungen, Zustimmungen und Öffnungen stehen in einem Protokoll mit Hash-Kette – jedes Mitglied sieht, was es betrifft, die Verwaltung alles, mit Prüfung der Kette und Export.
• Anhänge: mit „Dateien anhängen“ beim Verfassen. Sie werden im Browser in Blöcken zu 4 MB verschlüsselt und erst dann hochgeladen; Name und Typ stehen nur im verschlüsselten Text. Es gelten die Anhang-Grenzen Ihres Tarifs (wie bei der normalen Mail). Abgebrochene Uploads löscht sarebamail nach 24 Stunden.
• Empfänger ohne Schlüssel: „Empfänger ohne Schlüssel per Link einladen“ ankreuzen, Passphrase (mindestens 12 Zeichen, eine sichere ist vorgeschlagen) und Gültigkeit wählen. Nach dem Senden erhalten Sie je Empfänger einen Link; schicken Sie ihn selbst (etwa per normaler Mail) und nennen Sie die Passphrase auf anderem Weg. Der Empfänger öffnet die Nachricht im Browser, ohne Konto. Vor jedem Versuch rechnet sein Browser kurz eine Aufgabe; nach 5 falschen Passphrasen ist der Link eine Stunde gesperrt, nach 10 ganz. Unter „Gesendet“ steht, ob er geöffnet wurde.

Meine Dateien und Office

• „Meine Dateien“ ist Ihr Speicher bei sarebamail (Pro). Links sehen Sie, wie viel belegt ist und wie viel Ihr Kontingent erlaubt; die Grenze gilt für die ganze Organisation. Die Übersicht zeigt dasselbe samt den zuletzt geänderten Dateien.
• Hochladen über die Seite geht für Office-Dateien (DOCX, ODT, DOC, RTF, XLSX, ODS, XLS, CSV, PPTX, ODP, PPT), Textdateien (TXT, MD, JSON, XML, YAML, LOG, INI), PDF und Bilder (PNG, JPG, GIF, WebP) – also für alles, was sich hier öffnen lässt. Andere Dateien lehnt sarebamail ab und nennt sie. Über das Laufwerk (WebDAV) und „Anhang speichern“ aus einer Mail geht weiterhin jede Datei.
• „Neu“ legt ein Textdokument, eine Tabelle oder eine Präsentation an; ein Klick auf eine Office-Datei öffnet sie im Editor. Das Blatt ist immer hell wie Papier, unabhängig vom Design. Gespeichert wird im ursprünglichen Format, jede Speicherung ist eine neue Fassung. Textdateien (TXT, Markdown, JSON …) öffnen im Texteditor – für alle Tarife, Zeichensatz und Zeilenenden bleiben. Dateien, die sarebamail nicht kennt, fragen beim Klick „Öffnen mit“: Texteditor, Dokument, Tabelle, Präsentation oder herunterladen; Dokument, Tabelle und Präsentation legen eine neue Datei daneben an, das Original bleibt. Rechtsklick → „Öffnen mit …“ geht auch bei Textdateien.
• Ein Klick auf ein PDF oder Bild öffnet die Vorschau. Sie wird im Browser erzeugt; der Server liefert Dateien nur als Download.
• Teilen: mit Mitgliedern Ihrer Organisation zum Lesen oder Bearbeiten, oder als Link nach außen mit Ablauf, optionalem Kennwort und Höchstzahl an Abrufen (Pro).
• „Per Mail senden“ (an der Datei, in der Vorschau und im Editor) öffnet eine neue Mail mit der Datei als Anhang – an Empfänger innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation. Aus dem Editor wird die gespeicherte Fassung verschickt.
• Gelöschtes liegt im Papierkorb, bis Sie es endgültig löschen. Frühere Fassungen finden Sie unter „⋯ → Versionen“.
• Gleichzeitig bearbeiten: Wird eine Datei, die Sie im Browser offen haben, inzwischen anderswo gespeichert (Laufwerk am PC, anderes Fenster, eine andere Person), zeigt der Editor einen Hinweis; ein Textdokument ohne eigene Änderungen aktualisiert sich von selbst. Beim Speichern werden Textdateien zeilenweise zusammengeführt – auch was der PC über das Laufwerk speichert, solange er die Datei vorher über das Laufwerk geöffnet hat. Haben beide dieselbe Zeile geändert, stehen beide Fassungen markiert im Text („<<<<<<< Ihre Änderung“ … „>>>>>>> an anderer Stelle gespeichert“): bereinigen und speichern, oder „Nur meine Fassung speichern“. Dokumente, Tabellen und Präsentationen fragen: trotzdem speichern, als Kopie speichern oder neu laden. Jede überschriebene Fassung bleibt unter „Versionen“ und lässt sich wiederherstellen.
• Live gemeinsam: Haben mehrere dieselbe Textdatei oder dasselbe Dokument im Browser offen (auch dieselbe Person in zwei Fenstern oder in der Desktop-App), sehen alle die Änderungen der anderen sofort. Oben steht „Gemeinsam mit:“ und wer dabei ist, im Dokument zeigt eine farbige Schreibmarke mit Namen, wo jemand schreibt. „Speichern“ legt für alle eine neue Fassung an; die anderen sehen „… hat gespeichert“. Rückgängig gilt nur für die eigenen Schritte. Tabellen und Präsentationen gehen (noch) nicht live – dort fragt der Editor beim Speichern. Was am PC über das Laufwerk gespeichert wird, erscheint als Hinweis; „Änderungen übernehmen“ führt es für alle zusammen und speichert.

Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen

• Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen kommen vom Mailserver und lassen sich hier anlegen, bearbeiten und löschen.
• Änderungen sind auch in anderen Programmen sichtbar, die mit demselben Postfach verbunden sind.
• Serientermine: Im Formular unter „Wiederholen“ täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wählen, dazu den Abstand (alle 1, 2, 3 …) und ob die Serie endet. Wöchentlich gilt der Wochentag des Beginns, monatlich derselbe Tag im Monat. Beim Bearbeiten oder Löschen eines Serientermins wählen Sie „Nur diesen Termin“, „Diesen und alle folgenden“ oder „Alle Termine der Serie“.
• Eigener Kalender: Postfächer auf dem sarebamail-Mailserver haben jetzt einen eigenen Kalender („Mein Kalender“) mit Serien (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich; ändern oder löschen nur dieses, dieses und folgende oder alle) und Erinnerungen. Die Erinnerung kommt als Hinweis mit Ton in jedem offenen sarebamail-Fenster und im Agenten – dort nur mit der Uhrzeit, ohne Titel. Postfächer auf einem verbundenen Mailserver behalten dessen Kalender.
• Eigene Kontakte: Postfächer auf dem sarebamail-Mailserver haben unter „Kontakte“ ein eigenes Adressbuch („Meine Kontakte“) mit Namen, Firma, Adressen, Telefonnummern und Notiz. Beim Verfassen schlägt sarebamail Adressen daraus vor und dazu die Mitglieder Ihrer Organisation. Ebenso gibt es eigene Aufgaben (Fälligkeit, Priorität, erledigt) und Notizen (mit Farbe).
• Kalender und Kontakte in anderen Programmen: Unter Einstellungen → Programme stehen Server, Adressen und Benutzername für Kalender (CalDAV) und Kontakte (CardDAV); dort erzeugen Sie ein App-Kennwort je Gerät (dasselbe gilt auch für das Laufwerk). iPhone, iPad und Mac finden die Adressen über den Server von selbst, unter Android geht es mit einer App wie DAVx⁵, in Thunderbird mit den Adressen. Abgeglichen werden Termine (keine Aufgaben) und Kontakte; Serien täglich, wöchentlich am selben Wochentag, monatlich am selben Tag und jährlich – eine Serie wie „jeden Montag und Mittwoch“ lehnt sarebamail ab, statt sie zu verändern. Ein einzeln verschobener Termin einer Serie erscheint hier als eigener Termin. Was ein Programm sonst mitschickt (Teilnehmer, weitere Erinnerungen, Fotos, Geburtstage), bleibt gespeichert und kommt beim nächsten Abgleich zurück. Postfächer auf einem verbundenen Mailserver nutzen dessen CalDAV und CardDAV.
• Rechtsklick im Kalender: auf einen Termin – Öffnen, Bearbeiten, Duplizieren, „In Kalender kopieren …“, „In Kalender verschieben …“ (nur Einzeltermine) und Löschen; kopiert werden Titel, Ort, Beschreibung und Zeit, ohne Teilnehmer und Wiederholung. Auf ein freies Zeitfenster – „Neuer Termin hier“ und „Besprechung planen“ mit dieser Zeit. Auf einen Kalender links – nur diesen oder alle anzeigen, neuer Termin darin, Freigeben.
• Kalender und Adressbuch freigeben (Postfächer auf dem sarebamail-Mailserver): Rechtsklick auf „Mein Kalender“ bzw. „Meine Kontakte“ → „Freigeben …“ oder Einstellungen → Freigaben. Freigeben können Sie an jede Adresse auf dem sarebamail-Mailserver, Stufen: Frei/Gebucht (nur belegte Zeiten, nur Kalender), Lesen, Bearbeiten, Verwalten. Private Termine sieht niemand außer Ihnen. Die Person bekommt eine kurze Nachricht ins Postfach und sieht danach „Kalender von …“ bzw. „Adressbuch von …“ in ihrer Liste. In Kalender- und Adressbuch-Programmen (CalDAV, CardDAV) erscheinen freigegebene Kalender und Adressbücher von selbst als weitere Kalender bzw. Adressbücher, mit denselben Stufen; Ihre Erinnerungen kommen dort nicht mit, und bei „Lesen“ lehnt sarebamail Änderungen aus dem Programm ab.

Einstellungen

• Abwesenheit: automatische Antwort, auf Wunsch für einen Zeitraum. Für Postfächer auf dem sarebamail-Mailserver antwortet sarebamail höchstens einmal je Absender in vier Tagen und nie an Maillisten, Massenpost, automatische Nachrichten oder Spam; die Antwort geht wie jede Mail über den Spamfilter.
• Signaturen: je Postfach; sie werden beim Verfassen eingefügt.
• Filterregeln laufen am Mailserver für jede eingehende Nachricht, von oben nach unten. Bedingungen: Absender, Empfänger, An, Kopie, Betreff, Größe, Anhang, Spam oder alle Nachrichten. Aktionen: in Ordner verschieben, als gelesen markieren, weiterleiten, Kopie senden, automatisch antworten, keine weiteren Regeln.
• „Weiterleiten“ in einer Regel schickt die Nachricht weiter, ohne sie im Postfach abzulegen; für eine Kopie gibt es „Kopie senden an“. „Als gelesen markieren“ wird vor dem Verschieben ausgeführt, „Keine weiteren Regeln“ zuletzt.
• Nachrichten verwerfen bietet sarebamail als Regel nicht an – zum Löschen verschiebt eine Regel in den Papierkorb. Regeln, die am Mailserver mit anderen Bausteinen angelegt wurden, lassen sich hier ein- und ausschalten, verschieben und löschen, aber nicht bearbeiten.
• Vertretung und Freigaben: anderen Personen Zugriff auf einzelne Ordner oder das Postfach geben.
• Tarif: zeigt die Limits Ihres Kontos – etwa ob Anhänge erlaubt sind, wie viele Empfänger je Nachricht und wie viele Nachrichten pro Tag – und wie viele Sie heute schon gesendet haben. Die Werte legt der Betreiber fest.
• Kennwort (nur sarebamail-Postfächer): unter Einstellungen → Kennwort, mindestens 12 Zeichen. Danach sind Sie auf allen anderen Geräten abgemeldet.
• Aliase (nur sarebamail-Postfächer, Tarif Pro): Unter Einstellungen → Aliase legen Sie weitere Adressen auf der Domain Ihres Postfachs an. Sie empfangen in denselben Posteingang und stehen beim Verfassen unter „Von“ zur Wahl. Fällt Ihr Tarif unter die Zahl Ihrer Aliase, kommen Nachrichten an sie weiter an; senden und neue anlegen geht dann nicht mehr, löschen jederzeit.
• Pro Admin (Tarif Pro): Unten in der linken Leiste und im Benutzermenü steht „Pro Admin“. Dort benennen Sie Ihre Organisation, sehen gebuchte und belegte Pro-Plätze, buchen Plätze dazu und ernennen weitere Pro-Admins. Jeder Benutzer mit Anmeldung belegt einen Platz; mindestens ein Pro-Admin bleibt immer.
• Erweitern (Pro): Unter „Pro Admin → Erweitern“ buchen Pro-Admins Zusatzpakete, die der Betreiber anbietet – zum Beispiel mehr Postfachgröße, mehr Platz in Meine Dateien oder eine längere Spam-Quarantäne. „+“ gilt sofort; „−“ geht nur, solange die Organisation danach nicht mehr belegt, als erlaubt wäre. Jede Buchung steht mit Zeitpunkt und Preis im Protokoll und wird mit den Pro-Plätzen abgerechnet.
• Filterregeln gibt es für Postfächer auf einem verbundenen Mailserver und auf dem sarebamail-Mailserver. Auf dem sarebamail-Mailserver: in Ordner verschieben, als gelesen markieren, keine weiteren Regeln; Bedingungen auf Absender, Empfänger (auch über einen Alias oder als Blindkopie), An, Kopie, Betreff, Größe und Anhang. Ist ein Zielordner gelöscht, kommt die Nachricht in den Posteingang. Weiterleiten nach außen folgt mit Pro.
• Eigene Domain (Pro): Im Reiter „Pro Admin“ tragen Sie Ihre Domain ein und legen bei Ihrem DNS-Anbieter den angezeigten TXT-Eintrag an; „Jetzt prüfen“ bestätigt sie. Danach zeigt der DNS-Assistent die übrigen Einträge mit Soll und Ist (MX, SPF, DKIM, DMARC und die Bestätigung beim Spamfilter) – den MX zuletzt. Solange eine Domain nicht bestätigt ist, wirkt sie nirgends. Entfernen lässt sie sich nur ohne Postfächer.
• Benutzer der eigenen Domain (Pro): Unter „Pro Admin → Benutzer“ legen Sie mit Adresse, Name und Kennwort einen Benutzer auf einer bestätigten Domain an; jeder belegt einen Pro-Platz. Das Kennwort wird nur einmal angezeigt – geben Sie es sicher weiter. Beim ersten Anmelden legt der Benutzer ein eigenes fest, vorher funktioniert nichts anderes. „Sperren“ beendet sofort alle Sitzungen des Benutzers, seine Daten bleiben; „Kennwort neu vergeben“ hilft, wenn er es vergessen hat.
• Weiterleitung (Einstellungen → Weiterleitung): eingehende Nachrichten an bis zu fünf Adressen weiterleiten, wahlweise mit Kopie im eigenen Postfach. An sarebamail-Postfächer geht das in jedem Tarif, an andere Anbieter mit Pro. Der Spamfilter prüft jede weitergeleitete Nachricht; als Umschlag-Absender steht Ihr Postfach, damit die Prüfung beim Ziel (SPF) passt. Scheitert eine Weiterleitung, liegt die Nachricht in Ihrem Posteingang, mit einem Bericht. Eine Nachricht, die über mehrere Postfächer im Kreis liefe, bleibt beim zweiten Durchlauf im Postfach. In einer Pro-Organisation können Pro-Admins die Weiterleitung für Mitglieder und gemeinsame Postfächer einstellen („Pro Admin → Benutzer → Weiterleitung“); dann steht hier, wer sie zuletzt eingestellt hat.
• Maillisten (Pro): Unter „Pro Admin → Maillisten“ legen Sie eine Adresse auf Ihrer bestätigten Domain an und tragen die Mitglieder ein (auch Adressen anderer Anbieter, bis 500). Wer senden darf, wählen Sie: nur Mitglieder, Ihre Organisation oder alle. Jedes Mitglied bekommt jede Nachricht einzeln mit eigenem Abmeldelink; Mailprogramme bieten dafür einen „Abmelden“-Knopf. Rückläufer gehen an die Person, die die Liste angelegt hat. Unter „Bearbeiten“ wählen Sie die Moderation: Nachrichten von Absendern, die nicht senden dürfen, warten auf Freigabe statt abgewiesen zu werden – oder jede Nachricht wartet. Wartende Nachrichten sehen Pro-Admins über den Knopf an der Liste (nur Text) und geben sie frei oder lehnen sie ab; der Absender wird nicht benachrichtigt, und sie verfallen nicht. Kommt die erste wartende an, liegt ein kurzer Hinweis im Postfach der Person, die die Liste angelegt hat. „Absender umschreiben“: Verlangt die Domain eines Absenders DMARC „reject“ oder „quarantine“, verteilt die Liste seine Nachricht als „Name via Liste“ mit der Listenadresse als Absender, sonst lehnen große Anbieter sie ab; Antworten gehen weiter an den Absender. Mit „Archiv“ wird jede verteilte Nachricht einmal verschlüsselt aufbewahrt: Mitglieder mit sarebamail-Postfach lesen sie unter Einstellungen → Maillisten (nur Text), Pro-Admins über „Archiv“ an der Liste, wo sie einzelne Nachrichten oder das ganze Archiv von Hand löschen. Das Archiv belegt Speicher im Postfach der Person, die die Liste angelegt hat; ist es voll, wird weiter verteilt, aber nicht mehr archiviert. Eine Liste mit Archiv lässt sich erst nach dem Leeren löschen.
• Mailsecurity (Symbol mit dem Schild in der linken Spalte): Hier sehen Sie, was der Spamfilter an Ihre Adressen (Postfach und Aliase) zurückgehalten hat, lesen eine sichere Textfassung und geben eine Nachricht frei oder lehnen sie ab. Beides gilt nur für diese Nachricht. Pro-Admins schalten auf „Organisation“ um und sehen die Post an alle Adressen der Organisation. „Mein Spamschutz“ oben nennt, wie viele Tage die Quarantäne zurückreicht (Free 14, Pro 90 Tage); ältere Nachrichten sind ausgeblendet. Die Kachel „Spam“ auf der Übersicht zeigt, wie viele Nachrichten gerade zurückgehalten sind (höchstens alle 5 Minuten neu abgefragt). Oben in Mailsecurity steht, wie viel der Spamfilter in Ihrer Frist zurückgehalten, freigegeben, abgelehnt hat oder hat ablaufen lassen, die häufigsten Absender und Domains darunter und wie viele Ihrer gesendeten Nachrichten der letzten 30 Tage er abgelehnt hat (höchstens alle 15 Minuten neu gezählt).
• Aliase für Mitglieder (Pro): Unter „Pro Admin → Benutzer“ öffnet „Aliase“ bei jedem Mitglied die Liste seiner weiteren Adressen; dort fügen Sie welche hinzu oder entfernen sie. Es gilt die Alias-Grenze des Tarifs je Postfach.
• Filterregeln für Postfächer auf dem sarebamail-Mailserver können eine Nachricht auch umleiten („weiterleiten“, dann liegt sie nicht im Postfach) oder eine Kopie an eine Adresse schicken. An sarebamail-Adressen geht das in jedem Tarif, nach außen mit Pro. Scheitert die Zustellung, liegt die Nachricht trotzdem im Posteingang.
• Gemeinsame Postfächer (Pro): Unter „Pro Admin → Gemeinsame Postfächer“ legen Sie eine Adresse wie info@ an und geben Mitgliedern mit „Zugriff“ Lesen und Senden. Bei ihnen erscheint das Postfach in Mail als weiteres Konto. Es belegt keinen Pro-Platz, und niemand meldet sich damit an. Entziehen Sie den Zugriff, verschwindet das Konto beim Mitglied. Mit „nur lesen“ sieht ein Mitglied die Nachrichten und lädt Anhänge, kann aber nicht senden, löschen, verschieben oder markieren; der Gelesen-Stand bleibt dabei für alle, wie er ist. „Weiterleitung“ am gemeinsamen Postfach leitet seine Post wie unter Einstellungen → Weiterleitung weiter.
• Meine Dateien (Pro): „Dateien“ in der linken Leiste. Ordner anlegen, Dateien hochladen („Hochladen“ oder Ziehen und Ablegen, auch große Dateien), herunterladen, umbenennen, verschieben. Gelöschtes liegt im Papierkorb, bis Sie es endgültig löschen oder die Frist Ihres Tarifs abläuft; „Wiederherstellen“ holt einen Ordner mit allem darin zurück. Der Speicher gilt für die ganze Organisation (je gebuchtem Pro-Platz); ist er voll oder enthält Ihr Tarif keinen, können Sie nichts mehr hochladen, aber weiter herunterladen und löschen. Dateien liegen verschlüsselt, sind aber nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt und werden nicht auf Viren geprüft. Mit Mail: Der Knopf neben einem Anhang legt ihn in „Meine Dateien“ (oberste Ebene, bis 100 MB); beim Verfassen hängt „Aus Meine Dateien“ gespeicherte Dateien an. Teilen: Das Personen-Symbol an einem Ordner oder einer Datei teilt sie mit Mitgliedern Ihrer Organisation, mit „Lesen“ (ansehen, herunterladen) oder „Bearbeiten“ (auch hochladen, Ordner anlegen, umbenennen, verschieben und löschen – im geteilten Ordner, nicht den Ordner selbst). Bei den anderen erscheint es unter „Mit mir geteilt“; es bleibt bei Ihnen, Gelöschtes landet in Ihrem Papierkorb, Hochgeladenes zählt zu Ihrem Speicher. „Nicht mehr teilen“ nimmt die Freigabe zurück, „Entfernen“ unter „Mit mir geteilt“ blendet sie beim Empfänger aus. Versionen: Laden Sie eine Datei mit einem Namen hoch, den es im Ordner schon gibt, fragt sarebamail, ob es eine neue Fassung werden soll; das Uhr-Symbol an einer Datei zeigt alle Fassungen mit Zeitpunkt und wer sie hochgeladen hat. Frühere Fassungen lassen sich herunterladen und wiederherstellen (die jetzige wird dabei selbst eine Version); sie zählen zum Speicher, bis der Besitzer sie löscht – automatisch gelöscht wird keine. Als Laufwerk: „Als Laufwerk“ zeigt Adresse und Benutzernamen für den Explorer, den Finder oder ein anderes WebDAV-Programm; angemeldet wird mit einem App-Kennwort je Gerät, das nur einmal angezeigt wird und sich einzeln widerrufen lässt – nie mit Ihrem Kennwort. Office (Pro): „Neues Dokument“ legt ein Textdokument an, das Stift-Symbol an einer Word-Datei (DOCX) öffnet sie im Browser. Speichern legt eine neue Fassung derselben Datei an, das Original bleibt unter „Versionen“. Der Editor kann Überschriften, Hervorhebungen, Links, Listen, Zitate, Tabellen und Ausrichtung; Bilder, Kopf- und Fußzeilen, Kommentare und aufwendiges Layout gehen beim Öffnen verloren – dazu erscheint ein Hinweis. „Neue Tabelle“ legt eine Tabelle an, das Stift-Symbol an einer Excel-Datei (XLSX) öffnet sie ebenso: Formeln, mehrere Blätter, Zahlenformate, Schrift, Farben, Ausrichtung, verbundene Zellen, Spaltenbreiten und Zeilenhöhen bleiben erhalten; Bilder, Diagramme, bedingte Formatierungen, Kommentare und Makros nicht – auch dazu erscheint ein Hinweis. „Neue Präsentation“ legt eine Präsentation an, das Stift-Symbol an einer PowerPoint-Datei (PPTX) öffnet sie: Folien anlegen, verschieben, duplizieren und löschen, Textfelder und Bilder (PNG, JPEG, GIF bis 5 MB) frei platzieren und in der Größe ändern, Schrift, Farbe, Ausrichtung, Aufzählung und Hintergrund je Folie, „Vorführen“ zeigt die Folien im Vollbild. Formatierung gilt je Textfeld. Diagramme, Tabellen, Formen, Gruppen, Animationen, Notizen und Grafiken der Folienvorlage werden nicht übernommen – auch dazu erscheint ein Hinweis. Umgewandelt und gerechnet wird im Browser, nicht auf dem Server. Andere Formate – ODT, ODS, ODP, DOC, XLS, PPT, RTF, CSV – öffnet das Stift-Symbol ebenfalls: sarebamail wandelt sie dafür auf dem eigenen Server mit LibreOffice in DOCX, XLSX bzw. PPTX um und beim Speichern zurück; dabei kann sich Formatierung ändern, die vorige Fassung bleibt. „Als PDF“ lädt den aktuellen Stand als PDF herunter. Für das Umwandeln geht die Datei kurz an einen eigenen Dienst ohne Verbindung nach außen und wird danach dort gelöscht. Über das Laufwerk geht zurzeit eine Datei bis 32 MB je Vorgang; was andere mit Ihnen teilen, liegt dort im Ordner „Mit mir geteilt“, mit den Rechten der Freigabe. Link nach außen (Pro): Im Teilen-Bereich einer Datei erzeugt „Link erzeugen“ einen Link für Personen außerhalb Ihrer Organisation – gültig 1 bis 30 Tage, auf Wunsch mit Kennwort und Höchstzahl an Abrufen. Der Link wird nur einmal angezeigt; danach sehen Sie Ablauf und Abrufe und können ihn widerrufen. Der Empfänger sieht nur Name, Größe und Ablauf der Datei. Auch ein Ordner lässt sich so teilen: Er kommt beim Empfänger als ZIP mit allem darin (ohne Papierkorb); ohne Kennwort sieht er vorab die Dateinamen.
• Fehler melden: der Käfer oben rechts oder im Benutzermenü „Fehler melden …“. Sie sehen das Fehlerprotokoll dieses Browsers genau so, wie es an das sarebamail-Team geht, und können beschreiben, was passiert ist; ohne Ihren Klick auf „Senden“ geht nichts hinaus. Stürzt eine Seite ab, bietet sie denselben Knopf an. In der Handy-App: Mehr → Fehler melden.
• Sicherung: Einstellungen → Sicherung lädt den Stand Ihres Kontos als Datei herunter – Mails mit Ordnern, Filterregeln, Weiterleitung, Abwesenheit, Absenderlisten und Aliasen, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen, Ihre Dateien mit früheren Fassungen und Papierkorb, Chats, sichere Mail (bleibt verschlüsselt) und Ihre Einstellungen. Vorgabe ist ein eigenes Kennwort (mindestens 10 Zeichen), mit dem die Datei verschlüsselt wird; sarebamail speichert es nicht und kann es nicht zurückholen. Herunterladen geht in jedem Tarif und auch bei vollem Speicher.
• Wiederherstellen: Im selben Reiter Sicherungsdatei wählen, Kennwort eingeben, „Prüfen“. Die Vorschau zeigt je Bereich, was in der Sicherung steht, was heute fehlt und was heute zusätzlich da ist, dazu den nötigen Platz. Je Bereich wählen Sie: Ergänzen (nur Fehlendes anlegen, nichts Vorhandenes ändern), Zurücksetzen (Stand der Sicherung; Zusätzliches kommt in den Papierkorb, Kalender und Kontakte werden entfernt – vorher sichert sarebamail den jetzigen Stand zum Herunterladen) oder Auslassen. Chats kommen in Ihr Chat-Archiv (Chat → „Archiv“), nur für Sie und nur zum Nachlesen, mit Suche; die laufenden Unterhaltungen bleiben unberührt. Reicht der Speicher nicht, lässt sich der Bereich nicht einspielen (Speicher voll = nur lesen) – der Hinweis führt zum Erweitern.
• Papierkorb und frühere Fassungen in der Sicherung: Beim Wiederherstellen kommen fehlende Dateien wieder in den Papierkorb – in ihren Ordner und mit dem ursprünglichen Löschzeitpunkt, sodass zusammen Gelöschtes zusammen zurückgeholt wird – und fehlende Fassungen wieder unter „Versionen“ ihrer Datei, neben den jetzigen Inhalt. Beides wird nur ergänzt, auch beim Zurücksetzen: Was heute im Papierkorb liegt oder als Fassung da ist, bleibt. Beides zählt zum Speicher.
• Automatische Sicherung (Pro): Unter Einstellungen → Sicherung einrichten – Sicherungskennwort (mindestens 10 Zeichen, nicht wiederherstellbar), täglich oder wöchentlich, wie viele behalten. Die Sicherungen liegen verschlüsselt im Ordner „Sicherungen“ von „Meine Dateien“ und zählen zum Speicher; die ältesten über der eingestellten Zahl entfernt sarebamail, andere Dateien nie. Reicht der Speicher nicht, entsteht keine Sicherung (Speicher voll = nur lesen) – oben steht dann rot, wie viel nötig und frei ist, mit „Speicher erweitern“. „Jetzt sichern“ sichert sofort; „Wiederherstellen …“ neben einer abgelegten Sicherung spielt sie mit dem Sicherungskennwort zurück. Sicherungen enthalten keine früheren Sicherungen.
• Sicherung der Organisation (Pro Admin): Unter „Pro Admin → Sicherung der Organisation“ laden Pro-Admins den Stand aller Mitglieder und gemeinsamen Postfächer in einer Datei herunter (Vorgabe: mit Kennwort verschlüsselt). Zum Zurückspielen die Datei darunter hochladen, mit dem Kennwort prüfen und ein Mitglied wählen – dann wie beim eigenen Konto je Bereich ergänzen, zurücksetzen oder auslassen (Chats kommen in das Chat-Archiv des Mitglieds). Zurückgespielt wird nur in Konten, die es heute noch gibt. Jedes Mitglied sieht im eigenen Anmeldeprotokoll, dass sein Konto gesichert bzw. zurückgespielt wurde. Eine Organisationssicherung lässt sich nicht unter Einstellungen → Sicherung einspielen.
• Sicherung durch sareba (Paket): Unter „Pro Admin → Erweitern“ buchbar. Die Sicherungen liegen dann außerhalb Ihres Speichers in der Sicherungsbox von sareba und zählen nicht zu „Meine Dateien“; Platz gibt das gebuchte Paket vor. Mitglieder wählen bei Einstellungen → Sicherung → Automatische Sicherung unter „Wohin“ „Bei sareba“; unter „Pro Admin → Sicherung der Organisation“ richtet der Pro-Admin zusätzlich die automatische Sicherung der ganzen Organisation ein (eigenes Kennwort der Organisation). Reicht der Platz nicht, entsteht keine Sicherung – ein roter Hinweis nennt die Zahlen. Wiederherstellen und Entfernen direkt aus der Liste; auch nach dem Abbestellen bleiben vorhandene Sicherungen lesbar.
• Sicherung bei einem verbundenen Mailserver: Liegt Ihr Postfach dort, sichert sarebamail Mails (alle Ordner, mit gelesen/markiert und Eingangsdatum), Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen von dort – angemeldet mit Ihrem bei sarebamail hinterlegten Kennwort; ist keins hinterlegt, einmal neu anmelden. Am Server wird beim Sichern nichts verändert. Beim Zurückspielen geht nur „Ergänzen“: Fehlendes wird angelegt (Mails über ihre Kennung, Termine über Titel und Beginn), nichts doppelt, nichts gelöscht. Bei Terminen bleiben Teilnehmer und „privat“ nicht erhalten.
• Platz reicht nicht für die automatische Sicherung: Zusätzlich zum roten Hinweis kommt eine Mail mit den Zahlen – an Sie, bei der Sicherung der Organisation an alle Pro-Admins. Beim ersten Fehlschlag und danach höchstens einmal pro Woche; nach der nächsten gelungenen Sicherung beginnt es von vorn. Den Text der Mail passt der Betreiber unter Verwaltung → E-Mail an.
• Sichere Mail in der Sicherung: Nachrichten und ihre Anhänge kommen verschlüsselt in die Datei, wie sie gespeichert sind – sarebamail kann sie nicht lesen. Beim Zurückspielen prüft sarebamail jeden Anhang gegen den signierten Kopf seiner Nachricht; ein veränderter Anhang wird nicht eingespielt.
• Konto: Liste der im Chat blockierten Personen und „Konto löschen“. Wer allein in seiner Organisation ist (jedes selbst registrierte Konto), löscht sein Konto selbst; der Besitzer einer Pro-Organisation löscht die ganze Organisation (zur Bestätigung den Namen eintippen); Mitglieder löscht ein Pro-Admin unter Pro Admin → Benutzer. Konten am verbundenen Mailserver löscht der Betreiber auf Anfrage.
• Gelöscht wird nach 30 Tagen. Bis dahin ist das Konto gesperrt (auch Desktop-App, Handy-App und Mailprogramme), Post kommt weiter an, und nach dem Anmelden heben Sie die Löschung mit einem Klick auf. Jedes betroffene Konto bekommt dazu eine Mail.

Chat

• Zweier- und Gruppenunterhaltungen, Teams mit Kanälen und eigene Ordner zum Sortieren.
• Personen Ihrer Organisation stehen in der Liste. Personen anderer Organisationen finden Sie über die genaue Adresse, mit der sie sich bei sarebamail anmelden – ein Alias des Postfachs reicht nicht.
• Ein Klick auf eine Person öffnet ihre Kontaktkarte mit Nachricht, Anruf, Video und dem Anrufverlauf.
• Eine Unterhaltung lässt sich über das Fenster-Symbol als eigenes Fenster öffnen.
• Die Suche durchsucht die letzten 500 Nachrichten einer Unterhaltung.
• Die Übersicht aktualisiert sich selbst, solange das Fenster sichtbar ist: Chats und Online-Status alle 10 Sekunden, Mail-Zahlen, Termine und Aufgaben jede Minute, Schlagzeilen alle zehn Minuten.
• Dateien: Mit der Büroklammer neben dem Eingabefeld, per Ziehen in den Verlauf oder mit Strg+V (etwa ein Bildschirmfoto) merken Sie eine oder mehrere Dateien vor – sie erscheinen über dem Eingabefeld, Bilder mit Vorschau, jede mit × wieder entfernbar. Dazu schreiben Sie auf Wunsch einen Text; „Senden“ schickt zuerst die Dateien, dann den Text.
• Bereiche: Die Linie zwischen Unterhaltungsliste und Chat (und im Anruf in der App „Chat und Anrufe“ zwischen Anruf und Chat) lässt sich mit der Maus ziehen; die Breite bleibt in diesem Browser gemerkt, ein Doppelklick auf die Linie stellt sie zurück.
• Zugestellt und gelesen: Unter Ihren Nachrichten zeigt ein Haken „gesendet“, zwei Haken „zugestellt“ (ein Gerät des Empfängers hat sie abgeholt) und zwei farbige Haken „gelesen“; in Gruppen steht unter Ihrer letzten Nachricht „Gelesen von 2 von 4“. Lesebestätigungen schalten Sie im Menü Ihres Status ab – dann sehen andere nicht, was Sie gelesen haben, und Sie sehen es bei ihnen auch nicht.
• Selbstlöschende Nachrichten (Pro): Über die Uhr im Kopf einer Unterhaltung schalten Sie sie ein (1 Stunde, 1 Tag, 1 Woche, 30 Tage). Dann verschwinden neue Nachrichten, Dateien und Anrufeinträge nach dieser Zeit für alle – beim Server und auf den Geräten mit sarebamail. Was davor geschrieben wurde, bleibt. Alle Teilnehmer sehen eine Leiste, dass es an ist; wer eine Nachricht sieht, kann sie trotzdem kopieren oder fotografieren. In Kanälen schalten das Besitzer des Teams.
• Emojis: Der Smiley-Knopf neben dem Eingabefeld öffnet die Auswahl mit Suche (Deutsch oder Englisch) und den zuletzt benutzten. Emojis zeigt die Schrift Ihres Geräts an.
• Reaktionen: Fahren Sie über eine Nachricht und wählen Sie ein Emoji – je Person eine Reaktion, eine neue ersetzt die alte, ein zweiter Klick nimmt sie zurück. Wer reagiert hat, zeigt der Hinweis über der Reaktion.
• GIFs: Der GIF-Knopf sucht frei lizenzierte, animierte GIFs bei Wikimedia Commons (CC0, gemeinfrei, CC BY, CC BY-SA). Unter jedem GIF stehen Titel, Urheber und Lizenz. Commons ist überwiegend englisch beschriftet – englische Begriffe finden mehr. Eigene GIFs und Bilder schicken Sie als Datei; liegen sie auf dem Gerät, zeigt der Verlauf sie direkt an.
• Links in Nachrichten sind anklickbar und öffnen in einem neuen Tab, ohne dass die Zielseite erfährt, aus welchem Chat der Klick kam.
• Ende-zu-Ende: Beim Anlegen „Ende-zu-Ende verschlüsselt“ wählen – geht, wenn alle Beteiligten einen Schlüssel für sichere Mail haben. Die Unterhaltung trägt ein Schloss und steht neben einer bestehenden mit derselben Person. Zum Lesen und Schreiben entsperren Sie Ihren Schlüssel oben im Verlauf (Passkey, Passphrase oder Wiederherstellungscode); ohne ihn steht dort „Verschlüsselt – zum Lesen entsperren“. Jede Nachricht ist vom Absender signiert, „Nicht prüfbar“ heißt, die Signatur passt nicht. Die Suche durchsucht nur die geladenen Nachrichten in diesem Browser. Ersetzt jemand seinen Schlüssel, gibt ihn der Browser eines anderen Mitglieds beim nächsten Öffnen für die Unterhaltung frei. Nicht Ende-zu-Ende: Gruppenname, Reaktionen, Name und Größe angekündigter Dateien, wer wann schreibt; GIFs und Gäste gibt es darin nicht.
• Bearbeiten und löschen: Rechtsklick auf eine eigene Nachricht. Texte lassen sich bearbeiten (danach steht „bearbeitet“ daneben), Texte, GIFs und Dateien löschen – an ihrer Stelle steht „Nachricht gelöscht“, Reaktionen fallen weg, Dateien verschwinden auch von den Geräten der anderen.
• Melden und blockieren: Rechtsklick auf eine Unterhaltung oder das Menü oben in der Unterhaltung → „Melden …“ bzw. „Blockieren …“. Wen Sie blockieren, findet Sie im Chat nicht mehr und kann keine Unterhaltung oder Gruppe mit Ihnen anlegen; in einer gemeinsamen Zweierunterhaltung schreibt und ruft keiner von Ihnen mehr. Gruppen bleiben, wie sie sind. Aufheben unter Einstellungen → Konto.
• Eine Meldung geht an die Betreiber von sarebamail, auf Wunsch mit gleichzeitigem Blockieren. Bei gewöhnlichen Unterhaltungen gehen die letzten Nachrichten der gemeldeten Person aus dieser Unterhaltung mit; Ende-zu-Ende-Unterhaltungen kann sarebamail nicht lesen – dort fügen Sie selbst ein, was die Betreiber sehen sollen.

Anrufe und Video

• Bild und Ton gehen nach Möglichkeit direkt zwischen den Browsern. Klappt das nicht, leitet ein Relay die weiterhin verschlüsselten Daten weiter. Das Anruffenster zeigt, welcher Weg genutzt wird.
• Wie viele Personen an einem Anruf teilnehmen können, hängt vom Tarif dessen ab, der den Anruf oder die Besprechung startet (zwischen 2 und 8, Gäste per Link zählen mit); die Zahlen je Tarif stellt der Betreiber in der Verwaltung ein.
• Den Prüfcode im Anruffenster können Sie mit Ihrem Gegenüber vergleichen; weicht er ab, legen Sie besser auf.
• Bei einer Direktverbindung sehen die Gesprächspartner gegenseitig ihre IP-Adressen.
• Ein Anruf öffnet sich in einem eigenen Fenster. Blockiert der Browser Popups, läuft er in der Seite.
• Status wie bei Teams: grün verfügbar, gelb abwesend oder gleich zurück, rot beschäftigt (auch automatisch während eines Anrufs und eines Termins im eigenen Kalender), rot mit Strich „Nicht stören“, grau offline mit „seit …“. Abwesend gilt nach 5 Minuten ohne Maus oder Tastatur – läuft der Agent, zählt jede Eingabe am Rechner, auch in anderen Programmen (Windows, macOS, Linux mit GNOME); sonst nur Eingaben in einem sarebamail-Fenster. Den eigenen Status wählen Sie über Ihr Bild oben rechts (in der App „Chat und Anrufe“ über Ihren Namen), dazu einen Statustext und wann beides zurückgesetzt wird. „Nicht stören“: es klingelt nicht und der Agent meldet keine Nachrichten und Mails; „Als offline anzeigen“: andere sehen Sie offline. Anrufen lässt sich nur, wer online ist. Den Status sehen Personen aus Ihren Unterhaltungen und Ihrer Organisation; „Offline seit“ lässt sich im selben Menü für andere abschalten, Pro-Admins Ihrer Organisation und die Betreiber sehen es trotzdem. Bei abwesend, beschäftigt und den übrigen Status steht ebenso „seit …“ – nach denselben Regeln wie „Offline seit“.
• Jeder Anruf steht im Verlauf der Unterhaltung und unter „Anrufe“: verpasst, abgelehnt, nicht angenommen oder mit Dauer. Ein verpasster Anruf zählt als ungelesen.
• Videoanrufe laufen mit bis zu 720p, im Zweiergespräch mit bis zu 1080p, je nach Kamera und Leitung. Der Knopf mit dem Balkensymbol zeigt Auflösung, Bildrate und Bitrate in beide Richtungen und was das Bild gerade bremst.
• Klingelt ein Anruf in mehreren Fenstern und im sarebamail-Agenten, hören alle auf zu klingeln, sobald Sie an einer Stelle annehmen oder ablehnen.
• Benutzt eine andere Anwendung die Kamera (etwa Teams, Zoom oder OBS), läuft ein Videoanruf ohne Ihr eigenes Bild weiter; Sie sehen und hören die anderen trotzdem. Ist das Mikrofon belegt oder fehlt es, sagt sarebamail das – für den Anrufer ist es dann ein verpasster, kein abgelehnter Anruf.
• Den Klingelton wählen Sie unter Einstellungen → Anrufe: Klingeln, sanfte Töne und gemeinfreie Melodien, jeweils mit Vorhören und alle gleich laut. Er gilt im Browser und im sarebamail-Agenten.
• Beim Anrufen hören Sie den Freiton, bis das Gegenüber abnimmt oder ablehnt.
• Bilder im Anruf: Klicken stellt ein Bild groß, die anderen rücken in eine Leiste („Alle zeigen“ führt zurück); Doppelklick schaltet auf Vollbild. Das eigene Bild vergrößern oder verkleinern Sie mit den Lupen, die beim Darüberfahren erscheinen.
• Bildschirm teilen: Der Knopf mit dem Bildschirmsymbol öffnet die Auswahl des Systems – ganzer Bildschirm (auch bei mehreren), einzelnes Fenster oder Tab. Beenden mit demselben Knopf oder über „Freigabe beenden“ des Browsers. Wer später dazukommt, sieht zunächst Ihre Kamera.
• Geräte: Der Knopf mit dem Zahnrad im Anruf wählt Mikrofon, Lautsprecher (wo der Browser die Tonausgabe wählen kann) und im Videoanruf die Kamera – ohne das Gespräch zu unterbrechen. Dauerhaft unter Einstellungen → Anrufe, mit Testton und Mikrofontest; die Wahl gilt in diesem Browser bzw. dieser Desktop-App. Fällt das gewählte Mikrofon weg (Kopfhörer aus), geht es mit dem Standardmikrofon weiter. Bluetooth-Kopfhörer wie AirPods schalten auf eine schlechtere Tonqualität um, sobald ihr Mikrofon spricht – oft klingt der Ton dann abgehackt. Besser: Ton über den Kopfhörer, als Mikrofon das des Rechners; sarebamail weist im Anruf darauf hin.
• Hintergrundgeräusche: Der Knopf mit dem Mikrofon-Wellensymbol schaltet die Unterdrückung im laufenden Anruf aus und an. Ausgeschaltet geht das Signal ungefiltert hinaus – etwa für Musik. Die Wahl merkt sich der Browser.
• Vollbild: Der Knopf oben rechts im Anruf zeigt den ganzen Anruf bildschirmfüllend, Esc beendet es. In der Agent-App am Mac geht zusätzlich der grüne Knopf des Fensters.
• Chat im Anruf: Der Sprechblasen-Knopf im Anruf öffnet den Verlauf der Unterhaltung daneben (in schmalen Fenstern darunter). Nachrichten gehen an alle Mitglieder der Unterhaltung und bleiben danach im Chat.
• Bildschirm teilen: Ihr Kamerabild bleibt dabei sichtbar. Teilt jemand anderes, sehen Sie seinen Bildschirm groß und die Kamerabilder aller in einer Leiste daneben; ein Klick auf ein Kamerabild stellt es groß.
• Unterbrechung: Reißt die Verbindung zu einem Teilnehmer ab, steht „Verbindung unterbrochen – wird wiederhergestellt …“ auf seinem Bild; sarebamail baut die Verbindung bis zu dreimal neu auf, bevor sie als fehlgeschlagen gilt. Fehlt die eigene Internetverbindung oder antwortet der Server nicht, steht das oben im Anruf; bestehende Verbindungen laufen dabei weiter.
• „Ende-zu-Ende verschlüsselt“ steht auf einem Bild, wenn für diese Verbindung gemessen ist, dass Ton und Bild mit DTLS-SRTP verschlüsselt sind – die Schlüssel kennen nur die beteiligten Geräte, auch über die Weiterleitung. Den Prüfcode vergleichen Sie, um sicherzugehen, dass niemand dazwischen sitzt.
• Hintergrund (Pro): Im Videoanruf macht der Hintergrund-Knopf den Hintergrund leicht oder stark unscharf oder ersetzt ihn durch ein mitgeliefertes oder eigenes Bild. Das Bild wird auf Ihrem Gerät berechnet, bevor es hinausgeht; die Wahl gilt auch für die nächsten Anrufe. Auf schwächeren Geräten kann das Bild ruckeln – dann den Effekt ausschalten.
• Besprechungen: Im Chat über „Neu“ → „Besprechung planen“ oder im Kalender über „Neue Besprechung“ – mit Titel, Zeit und Dauer, in einer eigenen Gruppe oder einem Team-Kanal, dazu externe E-Mail-Adressen. Wie viele Personen höchstens teilnehmen, stellt der Betreiber ein (Vorgabe vier), weil Anrufe direkt zwischen den Geräten laufen. Fünf Minuten vorher kommt eine Erinnerung mit Signalton und „Beitreten“; niemand wird angeklingelt. Ab 15 Minuten vor dem Beginn führt „Beitreten“ in den Anruf der Besprechung – läuft er schon, kommen Sie dazu. Zusagen, vielleicht oder absagen in der Leiste über dem Chat; ändern und absagen kann, wer die Besprechung angelegt hat. Die Teilnehmer bekommen eine Einladung mit Kalenderdatei (.ics): Postfächer auf dem sarebamail-Mailserver direkt ins Postfach, alle anderen per E-Mail, sobald der Versand eingerichtet ist.
• Gäste per Link: Wer eine Besprechung angelegt hat, kopiert in der Leiste über dem Chat (oder im Kalender) den „Link für Gäste“; externe Eingeladene bekommen ihn mit der Einladung. Gäste brauchen kein Konto: Sie geben einen Namen an und warten, bis Sie sie einlassen – oben im Fenster erscheint dafür eine Karte mit „Einlassen“ und „Abweisen“, auch im Anruffenster. Eingelassene Gäste treten dem Anruf der Besprechung bei, sobald er läuft; im Anruffenster haben sie den Chat der Besprechung, aber nur mit dem, was nach ihrem Einlass geschrieben wurde. Im Verlauf stehen ihre Nachrichten als „Name (Gast)“. Sie zählen zur Höchstzahl je Anruf und sind an der Kachel als Gast gekennzeichnet.
• Reaktionen und Handheben im Anruf: Der Knopf 👏 schickt allen eine Reaktion (Klatschen, Daumen, Herz …), die kurz über dem Bild erscheint, mit einem leisen Ton. Mit ✋ melden Sie sich zu Wort: Die Hand bleibt in der Liste oben links stehen, bis Sie sie senken oder jemand anderes – etwa wer vorträgt – sie senkt; beim Heben gibt es einen deutlicheren Ton – je Person höchstens alle 8 Sekunden, auch wenn jemand die Hand mehrmals hintereinander hebt. Nichts davon wird gespeichert.
• Gesprächsdauer: Oben im Anruf steht, wie lange das Gespräch seit der Verbindung läuft.
• Andere stummschalten: Über ⋮ auf dem Bild einer Person schalten Sie sie „für mich“ stumm – nur Sie hören sie dann nicht – oder schalten ihr Mikrofon aus. Sie sieht dann, wer es ausgeschaltet hat, und kann es selbst wieder einschalten. Gäste per Link können niemanden stummschalten.
• Töne bei Reaktionen und Handheben: Der Glocken-Knopf oben im Anruf schaltet sie aus und an; der Browser merkt sich die Wahl.
• Ansicht: Über „Ansicht“ oben im Anruf wählen Sie Automatisch (Galerie, bei Freigaben oder Angeheftetem die Bühne), Galerie (alle gleich groß), Bühne (eine oder mehrere Kacheln groß, die anderen am Rand) oder Frei anordnen (Kacheln ziehen, breiter, höher, größer oder kleiner). Jede Kamera und jeder geteilte Bildschirm ist eine eigene Kachel; teilen mehrere, wählen Sie, was groß steht. Über ⋮ an einer Kachel: groß anzeigen (anheften, auch mehrere), ausblenden (der Ton läuft weiter, oben wieder einblenden) oder in ein eigenes Fenster abtrennen – „Andocken“ holt sie zurück; sind Popups gesperrt, als Bild im Bild. Das alles betrifft nur Ihr Fenster.
• Geteilten Bildschirm vergrößern: Mausrad oder zwei Finger zoomen um die gezeigte Stelle, Ziehen verschiebt, die Knöpfe oben rechts stellen die Größe ein oder zurück auf 100 %. Das ändert nur Ihre Ansicht.
• Anruf in eigenem Fenster: Oben im Anruf öffnet der Fenster-Knopf („In eigenem Fenster“) das Gespräch in einem eigenen Fenster, ohne die Verbindung zu unterbrechen. Im Hauptfenster arbeiten Sie weiter (Mail, Kalender, Suche). „Zurück ins Hauptfenster“ oder das Schließen des Fensters holt den Anruf zurück; wer den Bereich wechselt, sieht ihn sonst klein unten rechts.
• Reaktionen im Gespräch: höchstens drei in fünf Sekunden je Person (mehr kommt beim Gegenüber nicht an), der Ton dazu höchstens alle zehn Sekunden.

Agent und Benachrichtigungen

• Der sarebamail-Agent meldet neue Mails, Chat-Nachrichten und Anrufe, auch ohne offenes Browserfenster – unter Windows im Infobereich, unter macOS in der Menüleiste, unter Linux in der Leiste des Desktops. Herunterladen unter „Agent herunterladen“ im Benutzermenü oder auf der Seite /download; die Schritte je System stehen unter /einrichtung.
• Beim ersten Start öffnet der Agent den Einrichtungsassistenten im Browser und zeigt einen Code; Sie bestätigen ihn angemeldet. Ist der Browser nicht aufgegangen, wählen Sie im Menü des Symbols „Koppeln…“. Der Agent kennt Ihr Kennwort nicht; er bekommt ein eigenes Zugangszeichen, das nur Benachrichtigungen abholen darf.
• Meldungen nennen nur den Absender – nie Betreff, Text oder Gruppennamen. Spam wird nicht gemeldet.
• Für die Mail-Meldungen meldet sich sarebamail, solange der Agent läuft, mit Ihrem hinterlegten Kennwort selbst am Mailserver an und sieht einmal pro Minute in Ihre Posteingänge. Diese Sitzung erscheint am Mailserver in Ihrer Sitzungsliste und wird spätestens 20 Minuten nach dem Beenden des Agenten abgemeldet.
• Haben Sie Ihr Kennwort am Mailserver geändert, meldet der Agent „Bitte einmal anmelden“. Nach einer Anmeldung im Browser geht es weiter.
• Unter Einstellungen → Geräte sehen Sie alle gekoppelten Geräte mit dem Zeitpunkt der letzten Abfrage und können jedes trennen.
• Das Zugangszeichen liegt auf dem Rechner: unter Windows verschlüsselt für Ihr Windows-Konto, unter macOS im Schlüsselbund, unter Linux im Schlüsselbund des Desktops (Secret Service) oder, wenn es keinen gibt, in einer Datei, die nur Ihr Benutzerkonto lesen kann.
• Updates: Der Agent sucht stündlich und nach dem Aufwachen aus dem Ruhezustand nach einer neuen Version. Unter Windows und macOS aktualisiert er sich selbst und prüft vorher die Signatur von sareba; klappt das nicht, weist eine Meldung auf die Download-Seite hin. Unter Linux spielt ein Zeitgeber aus dem Paket (systemd) neue Versionen stündlich selbst ein – nur das Paket des Agenten, geprüft gegen die Signatur von sareba –, und der laufende Agent startet danach mit der neuen Version neu, auch nach einem Update von Hand. Läuft gerade ein Gespräch, wartet das Update samt Neustart, bis es vorbei ist.
• Ein Anruf erscheint im Agenten mit dem Namen des Anrufers und den Tasten „Annehmen“ (grün) und „Ablehnen“ (rot); auf dem Mac als eigenes Fenster oben rechts, auch wenn Mitteilungen aus sind. „Annehmen“ öffnet den Anruf im Browser, „Ablehnen“ lehnt ihn ab.
• Verpasste Anrufe: Nimmt niemand ab, meldet der Agent „Verpasster Anruf von …“, und am Symbol steht links eine grüne Zahl. Sie verschwindet, sobald Sie sarebamail über den Agenten öffnen (Menü „sarebamail öffnen“ oder der Eintrag mit den verpassten Anrufen). Anrufe, die Sie anderswo angenommen oder abgelehnt haben, zählen nicht.
• Der Menüpunkt „Klingelton wählen…“ öffnet Einstellungen → Anrufe im Browser.
• sarebamail im Agenten: Ein Klick auf das Symbol oder der Menüpunkt „sarebamail öffnen…“ öffnet die ganze App in einem eigenen Fenster – Übersicht, Mail, Sichere Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen, Chat, Dateien und mailsecurity by sareba, mit derselben Leiste wie im Browser (Windows: Microsoft Edge WebView2, macOS und Linux: WebKit). Kamera und Mikrofon fragt das System beim ersten Anruf einmal ab. Links auf fremde Seiten öffnen sich im Standardbrowser. Ist das Fenster schon offen, holt der Klick es nur nach vorn – ein laufender Anruf bleibt. Fehlt unter Linux WebKitGTK oder kann es keine Anrufe, öffnet sich dafür der Browser. „Im Browser öffnen“ im Menü öffnet sarebamail wie bisher im Browser.
• Im Fenster sind Sie automatisch angemeldet, solange das Gerät gekoppelt ist. Dazu holt der Agent jedes Mal einen Einmal-Code, der 60 Sekunden gilt und nur einmal einlösbar ist. Jede solche Anmeldung steht mit dem Gerätenamen im Anmeldeprotokoll. Trennen Sie das Gerät, ist auch die automatische Anmeldung vorbei. Ein Klick auf eine Meldung zu Chat, Mail, sicherer Mail oder einem Termin öffnet die passende Stelle im Fenster; läuft dort gerade ein Gespräch, öffnet sich dafür der Browser, damit der Anruf nicht abbricht.
• Im Chat des Fensters läuft ein Anruf im selben Fenster: groß links, der Chat der Unterhaltung rechts daneben; die Liste der Unterhaltungen tritt so lange zur Seite, ein Knopf über dem Anruf blendet sie wieder ein. In schmalen Fenstern steht der Anruf oben und der Chat darunter; der Knopf oben rechts im Anruf zieht ihn dort auf volle Höhe und zurück. „Annehmen“ in der Anrufmeldung des Agenten nimmt ebenfalls im Fenster an.
• Zahlen am Symbol: Ein grüner Kreis links zählt verpasste Anrufe, ein roter rechts ungelesene Nachrichten, beide mit weißer Zahl – am kleinen Symbol im Infobereich bzw. in der Menüleiste und am Programmsymbol: Windows am Knopf des Agent-Fensters in der Taskleiste (dazu ein roter Punkt während eines Gesprächs, wie der Status „im Anruf“), macOS im Dock, solange das Fenster offen ist, Linux am Fenstersymbol; der Starter (Ubuntu-Dock, Dash to Dock, Plank, KDE) kann nur eine Zahl zeigen und zeigt die Summe. Im Menü steht neben „Verbunden“ die Adresse, mit der der Agent gekoppelt ist. Klingelt es, blinkt der Knopf bzw. hüpft das Dock. Ein Klick auf eine Chat-Meldung sowie „Antworten“ und „Zurückrufen“ öffnen die Unterhaltung im Agent-Fenster.
• Windows: Den beendeten Agenten starten Sie über „sarebamail Agent“ im Startmenü oder in der Suche. Ältere heruntergeladene Kopien (etwa im Ordner „Downloads“) löschen Sie besser – eine sehr alte Kopie würde sich sonst über die aktuelle Version legen.
• Fehlerbericht senden: Im Menü am Agent-Symbol schickt „Fehlerbericht senden…“ das Ende des Agent-Protokolls (Zustände, Statuscodes, Fehlerarten – keine Namen, Kennungen oder Inhalte) an das sarebamail-Team. Danach erscheint eine kurze Bestätigung.
• Klingelton testen: Im Menü am Agent-Symbol spielt „Klingelton testen“ den Klingelton fünf Sekunden über die Standard-Tonausgabe. Hören Sie nichts, prüfen Sie das Ausgabegerät und unter Windows „Nicht stören“ sowie die Einstellung, andere Töne während Gesprächen (etwa in Teams) zu senken.

Was gespeichert wird

• E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen liegen am Mailserver. sarebamail zeigt sie an und legt keine eigene Kopie dieser Inhalte in seiner Datenbank ab.
• Verschlüsselt gespeichert: Ihr Mailserver-Kennwort und Ihre Sitzung am Mailserver, Chatnachrichten sowie die Namen von Gruppen, Teams, Kanälen und Chat-Ordnern. Das ist Verschlüsselung beim Speichern, keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Der Dienst verarbeitet Chatnachrichten zur Zustellung im Klartext.
• Ende-zu-Ende-Chats: nur Chiffrate, die die Browser der Beteiligten erzeugt haben (dazu verschlüsselt gespeichert wie jede Chatnachricht), die Signatur des Absenders, der vom Anlegenden signierte Kopf mit den Mitgliedern und der Unterhaltungsschlüssel, eingewickelt für die Schlüssel der Mitglieder und den Wiederherstellungsschlüssel ihrer Organisationen – nicht für sarebamail. Gruppenname, Reaktionen und angekündigte Dateinamen sind dort nicht Ende-zu-Ende.
• Eingebundene sarebamail-Postfächer: kein Kennwort, nur ein Prüfwert, der aus dem gespeicherten Kennwort-Hash des Postfachs gebildet wird. Er zeigt an, ob sich das Kennwort seither geändert hat; das Kennwort lässt sich daraus nicht zurückrechnen. Das Einbinden steht im Anmeldeprotokoll des Postfachs, mit der Adresse dessen, der es eingebunden hat.
• Senden aus einem sarebamail-Postfach: Die IP-Adresse, von der aus Sie abschicken, liegt bei der Nachricht im Ausgang, bis sie zugestellt ist, und geht mit der Prüfung an mailsecurity by sareba – damit prüft mailsecurity by sareba die Herkunft Ihrer Nachricht und nicht nur unseren Server. Danach wird sie bei sarebamail gelöscht; mailsecurity by sareba bewahrt sein Prüfprotokoll 90 Tage auf.
• Unverschlüsselt gespeichert: wer wann in welcher Unterhaltung geschrieben hat, das Anrufprotokoll (Zeitpunkt, Dauer, Beteiligte, Ergebnis), Signaturen, An- und Abmeldungen mit IP-Adresse und Browserkennung sowie ein Ereignisprotokoll je Postfach (etwa „Nachricht gesendet“ mit der Anzahl der Empfänger – ohne Adressen, Betreff oder Inhalt).
• Gekoppelte Geräte: Name, Zeitpunkt der Kopplung und der letzten Abfrage; das Zugangszeichen des Agenten nur als Prüfsumme. Laufende Kopplungscodes werden nach höchstens einer Stunde gelöscht. Was der Agent schon gemeldet hat, liegt nur im Arbeitsspeicher. Die Handy-App zählt als Gerät mit ihrer Art (Android, iPhone); beim iPhone dazu verschlüsselt die Kennung, unter der Apple das Telefon weckt (APNs-Token). Der Weckruf selbst ist leer – kein Absender, kein Inhalt; Apple sieht nur, dass und wann ein Telefon geweckt wird.
• Systemmails (Willkommen, neues Gerät, Hinweis an die Betreiber): ein Versandprotokoll mit Zeit, Vorlage, Empfängeradresse und Betreff der Vorlage, die letzten 1000 Einträge. Das Kennwort des Mailservers für den Versand liegt verschlüsselt.
• Aufrufe der öffentlichen Seiten (Start, Download, Updates, Hilfe, Anmeldung): Seite, Herkunft (etwa „google.at“), Art der Herkunft und Gerätetyp – ohne IP-Adresse, ohne Cookies und ohne Browserkennung, 90 Tage. Wer „Do Not Track“ oder GPC setzt, wird nicht gezählt.
• Zugänge zu Google Search Console, Bing und Yandex Webmaster für die Suchstatistik liegen verschlüsselt; abgefragt werden nur Summen zu Suchanfragen und Seiten.
• Tarif je Organisation und davon abweichende Werte; je Benutzer ein Zähler der heute gesendeten Nachrichten (nur die Zahl, 90 Tage). Mitteilungen des Betreibers mit Titel, Text und Zeitraum. Schlagzeilen werden nicht gespeichert, nur 15 Minuten im Arbeitsspeicher gehalten.
• Der gewählte Klingelton (eine Zeile je Benutzer).
• Postfächer auf dem sarebamail-Mailserver: Nachrichten verschlüsselt gespeichert (Kopf und Inhalt getrennt), nicht Ende-zu-Ende. Unverschlüsselt: Größe, Eingangszeit, Ordner und Merkmale wie gelesen oder markiert. Im Papierkorb gilt die Frist Ihres Tarifs ab dem Löschen; danach wird endgültig gelöscht.
• Nicht gespeichert: Bild und Ton von Anrufen und die Verbindungsdaten des Anrufaufbaus. Ob jemand online, abwesend, im Anruf oder im Termin ist, rechnet der Server nur im Arbeitsspeicher aus; vom Kalender geht dafür nur das Ende eines laufenden Termins hinaus, nie Betreff, Ort oder Teilnehmer.
• Kalender und Kontakte aus Programmen (CalDAV, CardDAV): Neben Titel, Zeiten, Ort, Namen und Adressen speichert sarebamail das zuletzt vom Programm geschickte Original eines Termins oder Kontakts verschlüsselt – damit Teilnehmer, Fotos und andere Angaben, die sarebamail nicht anzeigt, beim Abgleich nicht verloren gehen. Im Klartext bleibt nur der Dateiname, den das Programm vergibt (meist eine zufällige Kennung). Gelöscht wird beides mit dem Termin oder Kontakt. Anmeldungen der Programme stehen ohne Kennwort im Anmeldeprotokoll.
• Mailprogramme (IMAP, SMTP): sarebamail speichert dafür nur ein Merkmal je Nachricht (zum Löschen markiert); Inhalte bleiben verschlüsselt und werden nur entschlüsselt, wenn Ihr Programm eine Nachricht abruft oder durchsucht. Anmeldungen der Programme stehen höchstens einmal je Stunde und App-Kennwort ohne Kennwort im Anmeldeprotokoll, Fehlversuche jedes Mal.
• Anhänge, die Sie senden, liegen während des Sendens nur im Arbeitsspeicher und gehen dann an den Mailserver.
• Agent-Fenster: Anmeldung, Cookies und Zwischenspeicher der Seite liegen auf Ihrem Gerät im Programmordner des Agenten (Windows: %LOCALAPPDATA%\sarebamail-agent\webansicht, macOS: Datenspeicher von WebKit für den Agenten) – wie bei einem Browser, nicht bei uns.
• Versand vom sarebamail-Postfach: Bis eine Nachricht an fremde Server zugestellt ist (höchstens 5 Tage), liegt sie verschlüsselt in der Warteschlange; danach wird ihr Inhalt dort gelöscht. Adresse, Zeitpunkt und Ergebnis der Zustellung bleiben 30 Tage als Protokoll. Die Kopie in „Gesendet“ bleibt, solange Sie sie behalten.
• Selbstregistrierung: Die Kontaktadresse liegt verschlüsselt (mit Schlüsselversion) und zusätzlich als Schlüsselwert, damit dieselbe Adresse nicht beliebig oft verwendet wird. Gespeichert werden außerdem Zeitpunkte von Anlage, Bestätigung, Freigabe und Sperre. Die IP-Adresse wird nicht gespeichert, nur ein Schlüsselwert davon für die Grenze je Anschluss, und der wird nach spätestens 25 Stunden gelöscht. Links aus Systemmails liegen nur als Prüfsumme vor. Lehnt der Spamfilter eine Ihrer Nachrichten ab, liegen Zeitpunkt und Grund (etwa die Bewertung) 30 Tage bei uns, ohne Inhalt und ohne Empfänger; ebenso Beginn und Ende einer Pause.
• Aliase: die Adresse, zu welchem Postfach sie gehört und wann sie angelegt wurde. Ein gelöschter Alias bleibt mit dem Löschzeitpunkt 180 Tage stehen, damit niemand anderes die Adresse übernimmt und Post für Sie bekommt. Anlegen und Löschen stehen im Kontoprotokoll.
• Pro-Organisation: wer Pro-Admin ist und wer ihn ernannt hat, die Zahl der gebuchten Pro-Plätze und jede Änderung daran mit Zeitpunkt und handelnder Person (Grundlage der Abrechnung, wird nicht gelöscht).
• Zusatzpakete: welche Pakete eine Organisation gebucht hat, wie oft, und jede Änderung mit altem und neuem Wert, Preis, Zeitpunkt und handelnder Person (Grundlage der Abrechnung, wird nicht gelöscht).
• Filterregeln der sarebamail-Postfächer: Name, Bedingungen (etwa Absenderadressen oder Betreffwörter) und Aktionen, im Klartext als Einstellung des Postfachs – ausgewertet werden sie beim Eingang.
• Absenderlisten (immer zulassen, immer sperren): je Postfach die Adresse bzw. Domain, die Art, wann und von wem eingetragen – im Klartext als Einstellung, wie Filterregeln.
• Dateien im Chat: Der Server speichert keinen Inhalt. Er kennt Name, Größe, Typ und Prüfsumme (verschlüsselt wie eine Nachricht) und wer die Datei auf einem Gerät hat. Die Signale zum Aufbau der Verbindung reicht er nur weiter, ohne sie zu speichern. Der Inhalt liegt auf den Geräten der Beteiligten.
• Hintergrund im Videoanruf: Ihre Wahl und eigene Hintergrundbilder liegen nur in diesem Browser (lokaler Speicher), nicht am Server. Das Erkennungsmodell liefert sarebamail selbst aus; das Kamerabild wird auf dem Gerät bearbeitet.
• Status: was Sie selbst wählen (Status, Statustext verschlüsselt, bis wann) und wann Sie zuletzt online waren, auf die Minute, mit Ihrer Einstellung, ob andere das sehen. Gezeigt wird „Offline seit“ nur grob (5 Minuten, Stunde oder Tag). Wie lange jemand schon abwesend ist, ergibt sich aus der letzten Eingabe in einem Fenster oder – vom Agenten gemeldet, nur als Zahl der Sekunden seit der letzten Eingabe am Rechner – am Rechner (nur im Arbeitsspeicher) bzw. dem Zeitpunkt, zu dem der Status gewählt wurde, und wird genauso grob gezeigt.
• Lesestand im Chat: je Unterhaltung und Teilnehmer nur, bis zu welcher Nachricht zugestellt und gelesen wurde, dazu Ihre Einstellung zu Lesebestätigungen. Selbstlöschende Nachrichten werden nach ihrer Frist samt Anrufeintrag und Dateibeschreibung gelöscht; vorher geschriebene bleiben.
• Eigener Kalender: Titel, Ort und Beschreibung verschlüsselt; im Klartext Beginn, Ende, Zeitzone, Serienregel, Ausnahmen einer Serie und die Erinnerung (Minuten vorher), dazu für zwei Tage, welche Erinnerung schon kam. Abwesenheitsnotiz eigener Postfächer: der Text verschlüsselt; damit niemand zweimal eine Antwort bekommt, für 7 Tage nur ein Prüfwert der Absenderadresse und der Zeitpunkt. Eigene Kontakte, Aufgaben und Notizen: der ganze Eintrag verschlüsselt; im Klartext nur, wem er gehört und wann er angelegt und geändert wurde.
• Besprechungen: Titel verschlüsselt; im Klartext Beginn, Ende, Zeitzone, Organisator, wer zugesagt oder abgesagt hat und die Adressen externer Eingeladener (sonst ginge keine Einladung und keine Absage hinaus). Ein Link für Gäste liegt verschlüsselt.
• Gäste per Link: Name, Zustand im Warteraum und der Zugang liegen nur im Arbeitsspeicher des Servers (vom Zugang nur eine Prüfsumme) und verfallen, sobald der Gast geht, nicht mehr fragt oder die Besprechung vorbei ist. Im Anrufprotokoll stehen Gäste nicht. Was ein Gast im Chat schreibt, bleibt wie jede Chatnachricht im Verlauf – Name und Text zusammen verschlüsselt, ohne Konto.
• Reaktionen: wer mit welchem Emoji auf welche Nachricht reagiert hat – das Emoji verschlüsselt. GIFs: die Angaben zum GIF (Kennung bei Wikimedia Commons, Titel, Urheber, Lizenz) verschlüsselt wie eine Nachricht; das Bild selbst speichert sarebamail nicht, es holt es bei Bedarf von Commons. Wikimedia sieht dabei den Server von sarebamail und den Suchbegriff, nicht Ihre Adresse.
• Bearbeiten und Löschen: Beim Bearbeiten ersetzt der neue Text den alten (verschlüsselt), gespeichert wird nur der Zeitpunkt der letzten Bearbeitung – der alte Text bleibt nicht. Eine gelöschte Nachricht bleibt als Platzhalter mit Absender und Zeit stehen, ihr Inhalt ist gelöscht.
• Impressum, Datenschutzerklärung, AGB und die Texte der Systemmails: jede gespeicherte Fassung mit Zeitpunkt und dem Konto, das sie gespeichert hat. So bleibt nachvollziehbar, welcher Text wann galt; frühere Fassungen werden nicht gelöscht.
• Prüfung durch mailsecurity by sareba: Zum Prüfen bekommt mailsecurity by sareba den Inhalt jeder Nachricht, die Sie vom sarebamail-Mailserver senden, auch an sarebamail-Adressen. mailsecurity by sareba verarbeitet den Inhalt nur für die Prüfung; in sein Protokoll schreibt es Absender, Zahl der Empfänger, Ergebnis und Bewertung.
• Maillisten (Pro): die Adressen der Mitglieder und je Mitglied ein Abmeldelink. Nachrichten, die auf Freigabe warten, liegen verschlüsselt bei uns, bis ein Pro-Admin sie freigibt oder ablehnt; die Absenderadresse sehen die Pro-Admins der Organisation. Freigaben und Ablehnungen stehen mit Zeitpunkt und handelnder Person im Protokoll der Organisation. Mit eingeschaltetem Archiv liegt jede verteilte Nachricht verschlüsselt bei uns, bis ein Pro-Admin sie löscht – nie automatisch; lesen können sie die Mitglieder mit sarebamail-Postfach und die Pro-Admins der Organisation.
• Gemeinsame Postfächer und Weiterleitung (Pro): wer Zugriff hat und ob nur zum Lesen; bei einer Weiterleitung, wer sie zuletzt eingestellt hat.
• Meine Dateien (Pro): Der Inhalt liegt in Blöcken verschlüsselt auf einem eigenen Speicher in der EU, jede Datei mit eigenem Schlüssel, der wiederum verschlüsselt bei uns liegt; Datei- und Ordnernamen ebenfalls verschlüsselt. Im Klartext bleiben Größe, Zeitpunkte und welche Datei in welchem Ordner liegt. Gelöscht wird nur, was Sie selbst löschen – aus dem Papierkorb nach der Frist Ihres Tarifs; ein abgebrochenes Hochladen wird nach 24 Stunden verworfen. Beim Teilen speichern wir, wer welchen Ordner oder welche Datei mit wem und mit welchem Recht teilt, seit wann – ohne Namen oder Inhalte; die Freigabe verschwindet mit dem Element oder dem Benutzer. Frühere Fassungen einer Datei liegen genauso verschlüsselt wie die jetzige, mit Zeitpunkt, Größe und wer sie hochgeladen hat. App-Kennwörter: nur ein Prüfwert (SHA-256), der Name des Geräts, wann es angelegt und zuletzt benutzt wurde; jede Laufwerks-Anmeldung, jeder Fehlversuch und jedes Anlegen oder Widerrufen steht im Anmeldeprotokoll. Links nach außen: nur ein Prüfwert des Links (SHA-256), ein Kennwort nur als Argon2id-Hash, Ablauf, Höchstzahl und Zahl der Abrufe – von Abrufenden keine IP und kein Programm. Der Link steht hinter # in der Adresse und erreicht dadurch keinen Server und kein Protokoll. Abgelaufene Links werden nach 30 Tagen entfernt, die Datei bleibt.
• Sichere Mail: der öffentliche Teil Ihres Schlüssels und der Schlüssel selbst nur verschlossen – je Schloss (Passkey, Passphrase, Wiederherstellungscode) eine verschlüsselte Kopie mit Art, Name, Zeitpunkt der Anlage und der letzten Benutzung, beim Passkey seine Kennung. Passphrase, Wiederherstellungscode und der entsperrte Schlüssel kommen nicht zu sarebamail. Einrichten, Hinzufügen und Entfernen stehen im Anmeldeprotokoll. Vom Wiederherstellungsschlüssel der Organisation nur der öffentliche Teil, wer ihn wann gesetzt hat und dessen Signatur; frühere bleiben als ersetzt stehen. Je sicherer Nachricht im Klartext: Absender, Empfänger, Zeitpunkt, Größe und ob gelesen; Betreff und Text nur verschlüsselt, dazu je Beteiligtem der eingewickelte Nachrichtenschlüssel und der signierte Kopf. Je Benutzer die Zahl der im Monat gesendeten sicheren Nachrichten. Anhänge sicherer Nachrichten: nur verschlüsselte Blöcke im Speicher von „Meine Dateien“, dazu Größe, Blockzahl und Prüfsummen der Chiffrate. Empfänger per Link: ihre Adresse, Ablauf, Zahl der Fehlversuche und wann geöffnet; vom Link und vom Prüfwert der Passphrase nur Prüfsummen (SHA-256), die Passphrase selbst nie. Protokoll der sicheren Mail je Organisation (wer, wen, wann, welche Nachricht – nie Inhalte), Zustimmung zur Vertretung und Anfragen auf Wiederherstellung; nie automatisch gelöscht.
• Entwürfe der sicheren Mail: nur verschlüsselt für Ihren Schlüssel (Empfänger, Betreff und Text zusammen); im Klartext nur, wem der Entwurf gehört, wann er geändert wurde und wie groß er ist. Höchstens 200 Entwürfe, kein Ablauf; gelöscht werden sie von Ihnen oder beim Senden.
• Entsperrter Schlüssel für sichere Mail und verschlüsselte Chats: höchstens 12 Stunden verschlüsselt im Browser (IndexedDB), mit einem nicht auslesbaren Browser-Schlüssel; „Sperren“ und Abmelden löschen ihn. Er geht nie an sarebamail.
• Fehlerberichte: nur, wenn Sie selbst „Fehler melden“ bzw. „Fehlerbericht senden…“ wählen. Gespeichert werden Ihre Beschreibung und das angezeigte Protokoll (Fehlermeldungen, gescheiterte Anfragen nur mit Pfad und Statuscode, Version, Browser bzw. System; beim Agenten das Ende seines Protokolls) – verschlüsselt, dazu Konto, Zeitpunkt, Programm und Größe. Nur der Betreiber kann sie lesen; nach 90 Tagen werden sie gelöscht. Höchstens 20 Berichte am Tag. Zusätzlich legt sarebamail daraus einen Eintrag im internen Ticketsystem des sarebamail-Teams an (Issue Tracker by sareba, nur für das Team sichtbar): Beschreibung, System, Version und Zeitpunkt, das Protokoll als angehängte Datei – Ihre Adresse nicht, die bleibt beim Bericht in sarebamail.
• Freigaben von Kalender und Adressbuch: wer wem welche Stufe gegeben hat, mit Zeitpunkt – ohne Inhalte. Jede Änderung steht im Anmeldeprotokoll des Besitzers. Bei Frei/Gebucht und bei privaten Terminen schickt der Server nur die Zeit, nie Titel, Ort oder Text.
• Suche oben: gespeichert wird nichts, es gibt keinen Suchindex. Mails durchsucht der Mailserver, Dateinamen entschlüsselt der Server nur für diese Anfrage, alles andere vergleicht Ihr Browser mit den Listen, die er ohnehin anzeigt.
• Gleichzeitig bearbeiten: Für das Laufwerk merkt sich sarebamail je Gerät (App-Kennwort) und Datei nur, welche Fassung das Gerät zuletzt gelesen oder gespeichert hat – Kennungen, keinen Inhalt; die Zeile verschwindet mit dem App-Kennwort oder der Datei. Das Serverprotokoll vermerkt Schreibvorgänge über das Laufwerk mit Datei-Kennung, Größe und Art (neu, Fassung, zusammengeführt), ohne Namen und Inhalt.
• Live gemeinsam bearbeiten: Die Änderungen laufen über unseren Server zu den anderen, die die Datei offen haben, und liegen dort nur im Arbeitsspeicher, solange jemand die Datei offen hat – nie auf der Festplatte und nie im Protokoll. Sie sind dabei nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt (wie der Office-Zusatz). Gespeichert wird erst mit „Speichern“, wie sonst als neue Fassung.
• Sicherung und Wiederherstellen: Eine heruntergeladene Sicherung entsteht beim Herunterladen und wird bei uns nicht gespeichert; das Kennwort dafür auch nicht. Zum Wiederherstellen liegt die hochgeladene Datei nur vorübergehend auf dem Server (höchstens 24 Stunden, zählt nicht zum Speicher), ebenso der vor einem Zurücksetzen gesicherte Stand. Das Chat-Archiv speichert die zurückgespielten Unterhaltungen verschlüsselt nur für Sie, bis Sie einen Eintrag entfernen. Erstellen und Wiederherstellen stehen im Anmeldeprotokoll (welche Bereiche, Größe, nie Inhalte).
• Automatische Sicherung: Je Konto ein öffentlicher Sicherungsschlüssel und der private Schlüssel nur mit Ihrem Sicherungskennwort verschlossen – ohne das Kennwort kann sarebamail keine Ihrer Sicherungen öffnen. Dazu Rhythmus, Aufbewahrung, Zeitpunkt und Größe der letzten Sicherung und ein Fehlerhinweis (etwa „Speicher voll“ mit den Zahlen). Die Sicherungsdateien selbst liegen wie jede Datei in „Meine Dateien“.
• Sicherung der Organisation: Die Datei entsteht beim Herunterladen und wird nicht auf dem Server aufbewahrt; je Mitglied liegt dabei kurz eine Zwischendatei auf dem Server, die gleich danach gelöscht wird. Zum Zurückspielen liegt die hochgeladene Datei wie beim eigenen Konto höchstens 24 Stunden als Zwischenablage auf dem Server. Im Anmeldeprotokoll stehen Sicherung und Zurückspielen beim Pro-Admin und beim betroffenen Mitglied.
• Sicherung durch sareba: Die Sicherungen liegen in einem eigenen Bereich der Sicherungsbox von sareba (getrennt von „Meine Dateien“ und von der Sicherung des Servers), in Blöcken und ganz verschlüsselt mit Ihrem Sicherungsschlüssel bzw. dem Schlüssel der Organisation; dessen privaten Teil verschließt nur Ihr Kennwort. Gespeichert werden dazu Zeitpunkt, Größe und Art jeder Sicherung sowie Rhythmus und Aufbewahrung.
• Sicherung bei einem verbundenen Mailserver: Zum Sichern meldet sich sarebamail mit Ihrem hinterlegten Kennwort an diesem Server an (wie beim Lesen Ihrer Mails); gespeichert wird dafür nichts Zusätzliches. Die Inhalte stehen danach nur in der Sicherungsdatei.
• Blockieren: wer wen im Chat blockiert hat, mit Zeitpunkt – bis zum Aufheben.
• Meldungen aus dem Chat: Adressen von meldender und gemeldeter Person, Unterhaltung, Zeitpunkt; Grund und Auszug verschlüsselt. Nur die Betreiber sehen sie; erledigte Meldungen werden nach 180 Tagen gelöscht.
• Konto löschen: während der 30 Tage der geplante Zeitpunkt und wer ihn beantragt hat. Nach dem endgültigen Löschen bleibt ein Jahr lang nur eine Zeile mit Adresse, Art und Zeitpunkten (für Rückfragen); die Adresse bleibt 180 Tage für andere gesperrt. Nachrichten an andere bleiben bei den Empfängern, die Server-Sicherungen enthalten die Daten bis zu ihrer Rotation.

Tastenkürzel

• Strg+K bzw. Cmd+K: in die Suche oben; Pfeiltasten wählen einen Treffer, Eingabe öffnet ihn, Esc schließt die Liste.
• Nachrichtenliste: Strg+Klick, Umschalt+Klick, Strg+A, Esc, Leertaste (fokussierte Zeile auswählen).
• Chat: Enter sendet, Umschalt+Enter beginnt eine neue Zeile.
• Verfassen: Esc schließt das Fenster – mit Rückfrage, wenn schon etwas eingetippt oder angehängt ist.
• Rechtsklick öffnet überall ein Menü mit den Aktionen des Bereichs, etwa in Listen, auf Terminen, Kontakten, Aufgaben, Notizen und Chatnachrichten. Strg+Rechtsklick und Rechtsklick in Eingabefeldern oder auf markierten Text zeigen das Menü des Browsers (Kopieren, Einfügen).

Neuerungen

Was sich je Version geändert hat, steht auf der Seite Updates (aktuell Version 1.0.0.156). Zu den Updates